Glemt Passord?

Arkivplan Brukermanual

4. Arkivserier - Elektroniske systemer

4.1 Legg til Arkivserie

I seksjonen ”Arkivserie” kan du dokumentere alle arkivserier hos arkivskaper. Disse skal dokumenteres i forhold til de felt som er angitt nedenfor. Under ”Søk” kan brukere søke på alle søkbare verdier i arkivserien.

Arkivserie

Arkivserie bla gjennom Metadata


4.2 Legg til Elektronisk system

I mars 2018 kom det inn ny funksjonalitet for innlegging av nye elektroniske systemer. Denne baserer seg på en liste av maler slik at du som bruker skal slippe å legge inn all informasjon manuelt. Når du trykker på knappen for "Nytt elektronisk system" vil du få opp en dialogboks som lar deg søke etter kjente elektroniske systemer. Her kan du skrive inn navn på kjente systemer, og når navnet på systemet dukker opp klikker du på det for å late inn malen. Dersom du ikke får treff på det systemet du søker etter kan du begynen å skrive "blank" for å få opp en blank mal der du manuelt kan fylle ut alle feltene selv:

Dialogboks for valg av mal for elektronisk system

Samtidig som funksjonen for elektroniske systemer fra maler ble implementert ble det gjort en oppdatering av designet for elektroniske systemer. Det har nå fått sammenleggbare seksjoner der felter er samlet i logiske grupperinger (trykk på overskriften for å åpne/lukke hver feltgruppe):

Feltgrupperinger i Elektronisk system

På enkelte felter ligger det inne hjelpe-ikon du kan peke på for å få opp informasjon om hvordan du skal fylle ut feltet:

Hjelpeikon på felt for elektronisk system

Når du trykker på ”Legg til” under Systemdokumentasjon, Brukerdokumentasjon eller Metadata vil ”Bla gjennom” - funksjonen åpne seg der disse dokumentene er tilgjengelige:

Velg det dokumentet som du ønsker å legge til. Dokumentet vil da bli lagt til som vist her:

Innsatte metadata


4.2.1 Vedlegg til elektronisk system

Det finnes to typer vedlegg til elektroniske systemer. Sentralt administrerte vedlegg (f.eks. brukermanual og annen type dokumentasjon som er generell for systemet) og egne vedlegg (f.eks. avtale om bruksrett o.l) som administreres av den enkelte kommune.

Filvedlegg under elektronisk system

Sentralt administrerte vedlegg kan ikke endres eller fjernes av enkeltbrukere. Disse legges til, vedlikeholdes og evt. fjernes fra sentralt hold. Det ligger informasjon om dette på hjelpeknappen til høyre for vedlegget.

Egne vedlegg kan du som bruker legge til, endre og fjerne selv. Dette gjøres i admin-delen av arkivplan når du står på visningen av det aktuelle elektroniske systemet. Det fungere på samme måte som når du skal legge til innhold i en mappe.

Dersom alt er konfigurert riktig og du har tilgang til å legge til vedlegg vil du se en "Legg til vedlegg"-knapp i seksjonen for vedlegg. Trykk på denne og fyll ut navn på vedlegget (kommer i første kolonne av vedleggslista) og evt.en beskrivelse av hva fila inneholder. Husk å velge hvilken fil som skal lastes opp. Trykk på "Send til publisering" for å laste opp fila legge til vedlegget.

Vedlegget vil nå være tilgjengelig på lista, og fila kan lastes ned herifra. For å gjøre endringer i navn, beskrivelse eller bytte ut selve vedlegget kan du trykke på rediger-knappen til høyre for fila. Her kan du også fjerne vedlegget ved å trykke på søppelbøtta.


4.3 Kobling mellom Arkivserie og Elektroniske system

Når du registrerer en Arkivserie, ser et av feltene ut som følger:

Registrering av arkivserie

Da vil du komme inn i ”Bla gjennom” - funksjonen. Denne starter i mappen for elektroniske systemer. Gå inn i mappen, og velg de(t) elektroniske systeme(t)ne som er registrert og hører til arkivserien. Elektronisk system må være registrert før du kan opprette en kobling av denne typen.

Bla gjennom

Det valgte systemet vises nå i redigeringsbildet.

Visning av valgt system