Glemt Passord?

Arkivplan Brukermanual

Appendix D: Bestandsoversikt

Bestandsoversikt er et verktøy for registrering av fysiske arkiv. Verktøyet består av to deler; en web-applikasjon og en mobil applikasjon.

Målet med verktøyet er å la organisasjonen få oversikt over hvor mye data som finnes i fysiske arkiver, hvilken type data det inneholder, hvor det befinner seg fysisk osv.


D.1 Web-applikasjonen

Web-applikasjonen brukes til å se på, legge inn og endre data. Den finnes i verktøykassa inne i arkivplan:

Bestandsoversikt i verktøykassa

NB! Internet Explorer støtter p.t. ikke innlogginsmodulen i Bestandsoversikt. Det er derfor nødvendig å benytte en annen nettleser for å få tilgang. Anbefalte nettlesere er FireFox, Chrome eller Edge.

Utlistingen som kommer opp ser ut omtrent slik:

Bestandsoversikt anvisninger

(det vil ikke være plass til hele visningen på skjermen, så på skjermbildet over er midten klippet ut slik at knappene i høyre kolonne kommer med)


D.1.1 Vise data

Når du åpner Bestandsoversikt vil den automatisk liste opp alle rader for din organisasjon. Siden det er mange kolonner i Bestandsoversikten vil venstremenyen slås av for å gi plass til mer relevante data. Venstremenyen kan du manuelt slå av og på ved å trykke på "Vis/skjul meny" (1) oppe til venstre, slik at du kan navigere tilbake til arkivplanen.

I toppmenyen kan du bytte mellom å vise rader tilknyttet din organisasjon eller bare rader du selv har registrert (3). Dette kan være praktisk når du vil gjøre endringer i rader du har lagt inn via mobil-applikasjonen, da disse ikke vil være fullstendige.

Du kan laste ned bestandsoversikten i .CSV-format til bruk i f.eks. Excel ved å klikke på "Last ned" (4) oppe til høyre. Dette vil laste ned alle rader knyttet til kommunenummeret du er inne på (3). NB! Bilder kommer ikke med i eksporten.

Du kan sortere listen ved å trykke på trekanten (5) i den kolonna du ønsker å bruke som sorteringsnøkkel.

Du kan redigere eller slette rader ved å trykke på valgene "Redigere" og "Slette" helt til høyre (6).

Du kan endre antall rader pr side/bla deg fram og tilbake mellom sider (dersom det ikke er plass til alle rader på en side) ved å benytte navigeringen nederst på sida (7).

Siden tabellen inneholder mange kolonner er en del tekster klippet for å få en bedre oversikt. Disse er markerte ved at de slutter på "...". Du vil se slike klippede tekster i sin helhet dersom du holder markøren over dem.


D.1.2 Legge inn data

Du kan legge til nye rader i Bestandsoversikt fra webgrensesnittet.

For å legge til nye rader trykker du "+ Legg til ny rad" oppe til venstre (2).

En del av feltene er obligatoriske. Dersom du forsøker å lagre uten å ha fylt ut ett eller flere av disse feltene vil du få melding om hvilket felt som ikke har gyldig verdi oppe til høyre. Raden kan ikke lagres før alle påkrevde felter er fylt ut.

Du kan også laste opp en bildefil fra din datamaskin.

For å lagre raden trykker du Lagre (9):

Lagre ny rad


D.1.3 Redigere data

For å endre en rad trykker du på "Redigere" (6).

Data endres på samme måte som når du opretter nye rader. Du vil ikke kunne lagre raden uten at alle påkrevde felter er fylt ut.


D.1.4 Slette data

For å fjerne en rad trykker du på "Slette" (6). Du vil bli bedt om å bekrefte at du ønsker å fjerne raden. Trykk OK for å fjerne den, eller Avbryt/Cancel for å beholde den. NB! Der er ingen papirkurv, så om du fjerner en rad kan du ikke hente den tilbake.

Bekreft sletting


D.1.5 Utvidet tilgang (IKA-brukere)

Brukere på IKA-nivå har utvidet tilgang til innlegging og uthenting av data for kommunene i "sin" IKA. Den viktigste funksjonen er å kunne overstyre hvilken kommune en rad skal registreres på. Dette gjøres ved å skrive inn kommunenummeret manuelt i kolonnen for kommunenumer når data legges inn via web.

For å få riktig visning av data for en kommune er det nødvendig å gå inn i bestandsoversikten far den aktuelle kommunens arkivplan slik at riktig kommunenummer benyttes ved opplisting av data. Dette gjøres ved å åpne bestandsoversikten fra http://admin.<kommunenavn>.arkivplan.no. Visningen for rader tilknyttet bruker vil likevel gå på tvers av kommuner og vise alle rader du har lagt inn.

Det kan i noen tilfeller være nødvendig å logge ut av bestandsoversikt for å nullstille hvilken kommune som benyttes i visningene. Intil automatisk utlogging fra bestnadsoversikt kommer på plass vil det være nødvendig å gjøre denne utloggingen manuelt ved hjelp av følgende prosedyre:

  1. Logg ut av arkivplan vha linken oppe til høyre
  2. Åpne http://bestandsoversikt.arkivplan.no/#/logout
  3. Ikke logg inn på innloggingsbildet som nå kommer opp
  4. Gå til .arkivplan.no">http://admin.<kommunenavn>.arkivplan.no og logg på arkivplan med ditt brukernavn*) og passord
  5. Gå til bestandsoversikt fra linken i verktøykassa

*) e-postadresse kan p.t. ikke benyttes som alias til innlogging når du skal inn i bestandsoversikt.


D.2 Mobil-applikasjonen

Bestandsoversikt finnes for både Android og iOS. Mobil-appen er ikke en fullverdig erstatning for web-applikasjonen, men er ment som en kladdebok man enkelt kan ta med seg inn i arkivet og gjøre grunnarbeidet med registrering uten å ha med seg bærbar PC, notisblokk eller liknende.

Appen støtter offline-modus så lenge du logger inn før du mister dekning, slik at du kan benytte den selv om arkivet befinner seg på et sted uten hverken mobil- eller WiFidekning. Data du legger inn vil lastes opp til Bestandsoversikten når mobilen kommer på nett.


D.2.1 Installasjon og oppsett

Installasjon foregår på samme måte som hvilken som helst annen app på din mobil (Android eller iOS).

Oppsettet er enkelt. Trykk på tannhjulet oppe til venstre for å komme inn på siden for innstillinger.

Innstillinger

Det er to felter som kan fylles ut, og det ene (Webservice URL) kommer ferdig utfylt. Dette skal du ikke endre på med mindre du får beskjed om det. Skulle du ha gjort endringer i dette feltet eller om det skulle ha blitt blanket ut kan du nullstille det tilbake til riktig verdi ved å trykke på "Gjennopprett". Trykk deretter "Lagre".

Det andre feltet benyttes av brukere med utvidet tilgang. De som har slik tilgang kan her overstyre hvilken kommune data skal knyttes til. Vanlige brukere trenger ikke legge inn noe i dette feltet, da kommunenummer automatisk hentes fra brukerkontoen når data lagres på serveren.

NB! Dersom du har slik utvidet tilgang må du først logge deg inn i bestandsoversikt via arkivplan for at riktige rettigheter skal registreres på deg. (Se D.1. Web-applikasjonen)


D.2.2 Innlogging

Innloggingen benytter samme brukernavn og passord som du benytter i arkivplan. Det er viktig at du benytter brukernavnet du har fått tildelt, da e-postadresse p.t. ikke fungerer som brukernavn ved innlogging i mobilversjonen. Brukernavnet ditt finner du ved å åpne Bestandsoversikt inne i Arkivplan (se D.1); det står listet bak fullt navn midt på toppmenyen.

Innloggingsbilde i Bestandsoversikt på mobil


D.2.3 Vise data

Når du har logget inn får du opp en liste over data du har lagt inn. Listen er ikke synkronisert med serveren, i den forstand at rader som andre har lagt inn ikke kommer opp her. Det er kun rader du selv har lagt inn fra mobilversjonen som vises.

Før du legger inn noe via appen vil denne listen være tom.

Listevining av registrerte data


D.2.4 Legge inn data

For å legge inn en ny rad i tabellen trykker du "+Lag ny" oppe til høyre. Du får da opp et forenklet skjema der alle feltene med unntak av Avslutta arkiv, Merknad og Bilde er obligatoriske. "Lagre"-knappen vil ikke bli aktivert før alle obligatoriske felter er utfylt.

Når du legger til bilde kan du velge om du vil ta et nytt eller bruke et eksisterende fra fotoalbumet på enheten du benytter.

Innlegging av data


D.2.5 Endre data

Når du står i listen over oppføringer kan du ved å klikke på en rad åpne den for redigering.

NB! Der er desverre en bug i mobil-appen som gjør at rader som endres ikke vil synkroniseres. Du må derfor p.t. påse at skjemaet er riktig utfylt før du trykker lagre. Hvis ikke vil du måtte legge inn raden på nytt.


D.2.6 Offline modus

Styrken til appen ligger i at den lar deg registrere data selv om du ikke er tilkoblet nett. Du kan dermed legge inn informasjon mens du står dypt nede i et arkiv, og så lastes denne informasjonen opp når du kommer til et område med mobildekning eller WiFi.

Det eneste du må huske å gjøre er å logge deg inn før du mister dekning.

Dersom du har utvidet tilgang må du evt. huske å legge inn riktig kommunenummer før du logger inn.


D.2.7 Utvidet tilgang (IKA-brukere)

Brukere på IKA-nivå har utvidet tilgang til innlegging og uthenting av data for kommunene i "sin" IKA. Den viktigste funksjonen er å kunne overstyre hvilken kommune en rad skal registreres på. Dette gjøres ved å legge inn kommunenummeret i innstillinger på mobil-appen før du logger inn. NB! For at denne overstyringen skal fungere må du ha gått inn på bestandsoversikt via web fra en av IKA-kommunene på arkivplan.no minst en gang.